При осуществлении платежа за товары или услуги все чаще используется оплата при помощи банковской карты. Почти все магазины и торговые точки используют эквайринг – банковскую услугу, обеспечивающую возможность оплачивать покупки безналичным методом при помощи карты, которую прикладывают к специальному терминалу. Так отпадает необходимость снимать наличные в банкомате. При покупке банк производит списание денежных средств со счета покупателя. Продавец распечатывает два чека: для покупателя и продавца. Нужно ли хранить чеки по эквайрингу? Что должен знать продавец? Для каких целей используют слип-чеки, нужно ли их оставлять в соответствии с правилами? Какие правовые нормы определяют порядок таких расчетов?
Нужен ли чек при эквайринге?
Необходимость хранить чеки при осуществлении онлайн-платежей постоянно обсуждается. В 2003 году был принят закон (No54-ФЗ), определявший использование ККМ (кассовых аппаратов) во время платежей с помощью карты или наличными деньгами. Этот закон не учитывал возможность оплачивать услуги онлайн.
Чек был нужен при расчетах наличными или через платежный терминал.
Федеральный закон No 290, вышедший 3 июля 2016 года, со всей ясностью утверждает, что чек необходимо сохранять, когда была произведена оплата:
- любых товаров и услуг;
- награждения при участии в лотерее;
- при осуществлении электронных платежей через приложение мобильного телефона;
- платного контента в виде игр, книг и так далее.
Так надо ли хранить чеки при эквайринге? Ответ на этот вопрос положительный. Нужно учитывать, что их оставляют на определенный временной период. Рассмотрим, в течение какого времени нужно сохранять чеки в 2018 году.
Сколько хранить чеки по эквайрингу?
Постановление Правительства РФ No 470 от 23 июня 2007 года определяет срок хранения первичных кассовых документов в течение 5 лет. Сколько хранить чеки по эквайрингу? Как правило, срок хранения чеков, подтверждающих то, что оплата была совершена, составляет три года. Слипы-чеки должны быть переданы в банк не позднее трех дней с момента поступления из него запроса.
Для чего нужно сохранять чеки?
Хранение чеков необходимо для самой производственной компании:
- так можно избежать возможных штрафов со стороны налоговой службы при утере Z-отчета;
- для соблюдения требований бухучета;
- для предотвращения возможных конфликтов с потребителем услуг и урегулирования споров;
- для возможности возврата денег клиенту;
- для подтверждения статуса платежа (осуществлена оплата или нет, были ли зачтены деньги).
Кроме того, банк, с которым организация заключила договор на услуги эквайринга, имеет право запросить слип-чеки на требуемую дату или определенный срок. При этом документы должны быть предоставлены в течение 3 дней, что при правильном их хранении не доставит труда.
Как хранить чеки по эквайрингу?
Чеки печатаются на специальной термоленте, которая устроена так, что имеющиеся на ней данные выцветают через некоторое время. Так как хранить чеки по эквайрингу, если нанесенная на них информация исчезает?
После того как чек будет получен, необходимо сделать его ксерокопию.
Важно! К копии чека обязательно прикладывается его оригинал, даже в том случае, когда данные с него совершенно исчезли. На копию документа ставится подпись ответственного лица компании, которую закрепляют печатью организации. При составлении Z-отчета к нему в обязательном порядке прикрепляют справку, составленную по форме КМ-6.
Чеки помещают в папку, разделяющуюся закладками с указанием даты создания. Прикреплять их к расчетно-кассовым документам не требуется.
Если слипы не были востребованы, или срок их хранения давно истек, они передаются в архив или уничтожаются.
Передача слип-чеков в банк
Сверка итоговых расчетов осуществляется каждый день без перерывов. Эквайрер получает полные сведения по всем осуществленным транзакциям. Закрывающий отчет по терминалу подтверждает действия.
Но эквайер может запросить чеки для изучения деталей расчетов. Часто это делается с целью предупреждения мошенничества.
В таблице представлена полная инструкция по предоставлению информации финансовой организации.
| № п/п | Действия | Примечание |
| 1. | Банк запрашивает слипы | Запрос идет на определенную дату или на указанный период |
| 2. | Формируется папка с требуемыми документами | Если чеки выцвели к ним, прикладывается заверенная ксерокопия |
| 3. | Составляется опись документов и вкладывается в папку | — |
| 4. | Документы передаются банку | Их можно отвести в офис лично или отправить с курьером |
| 5. | Банк ставит отметку в описи, о том, что документы были им приняты | — |